こんにちは。

exit.です。

今回は２０２０年１月７日のFast Companyの「How to get more done by doing less」という記事について取り上げたいと思います。少し意訳をすると「より少ない労力でより大きな成果を上げる方法」という感じになるかと思います。

記事の中で紹介されている６つの点を簡単にまとめていきます。

①不用意なミーティング（会議）を避ける

ミーティングを開くとなった場合、出席者の時間はもちろんですが、準備のための時間もかかります。また、事前に根回しをしているような場合であれば、その時間も考えなければなりません。開く必要のない（もしくは必要性が低い）会議のために使っている時間を、他の仕事に振り分ければ、個人の生産性だけではなく組織としての生産性も大きく改善されます。さらに、事前に会議の議題や進行の手順を決めておけば、会議にかかる時間を削減することができます。

②一度に一つの仕事を行う

記事の中では(Time-)boxingという方法が紹介されています。これは仕事を同じような作業でグループ化することで合理化していく方法です。特定のプロジェクトや執筆のような種類の仕事に時間を割くことで、決められた時間の中で仕事を終わらすために集中し、無駄な努力を防ぐことにもなります。時間を決めて（もしくは時間を測ったり、終わりの時間を決めたりして）仕事を行うことで無駄をなくして効率的な仕事ができるようになります。

仕事場や就職・転職などで、マルチタスクで同時に複数の仕事ができる人の評価が高かったり、求人の条件として挙げられていることを見かけることがあるかと思いますが、脳科学の観点から見るとこれは逆に非常に効率の悪い働き方をする人材を募集していたり、そのような人材に対して高い評価をしていることになります。マルチタスクとは脳で複数のタスクに対するスイッチングを行っているだけです。この結果、脳には疲労がたまり、作業効率を大きく下げてしまいます。そのほかにも、学習能力の低下などの弊害があることも研究で明らかにされています。

③不必要な決断をしない

習慣やルーティーンとなっていることに関しては、自分でルールを作り、それを守ることで、不必要な決断を下す数を減らすことも時間の節約になります。極端な例にはなりますが、平日の昼食は必ずハンバーガーにすると決めてしまえば、昼食に何を食べるかを決めるために使う時間を減らすことができます。例では昼食を上げましたが、このような細かなことでも決めていけば、時間を大幅に節約することができるかと思います。

④日常的な仕事を合理化する

より詳細なレベルとしては、システム化することで業務上の不要なステップを削減することができます。個人の予定や仕事の業務などを紙に書きだしておくことで、予定や業務上の確認にかかる時間や心理的な負担を減らすことができます。To Doリストを書いておくと、定期的な見直しや自分で進捗確認ができるため、良いかもしれません。

⑤自動化できるものはすべて自動化する

自動化にはお金がかかったり、時間がかかったりする場合も多いと思いますが、将来的に仕事にかかる時間を減らし、時間を生み出すための投資と割り切って考える必要があります。例えばエクセルであればマクロを組んでみたりすることで、定形業務の効率化を図ることができます。周りの方にマクロが組める人がいれば協力をしてもらってもいいと思いますし、自分のスキルアップのために独学で学んでもよいと思います。

⑥働き続けることをやめる

長時間業務を続ければ続けるほど、脳や体に疲労がたまっていき、作業効率は下がっていってしまいます。息抜きの時間を作ることによって、気分転換をすることができ、作業効率を高めることができます。脳疲労の回復にも役に立ちますので、休憩時間をうまく使ってリフレッシュすることはとても大事です。近くに公園がある場合は公園を散歩してもよいかもしれません。緑に囲まれた環境で過ごす時間が多いほどストレスレベルを下げるとう研究結果も出ています。

最後に、参照記事のまとめの一文をご紹介したいと思います。

“Sometimes, the secret to doing more isn’t optimizing every minute, but finding the things you can cull from your schedule.”

「時々、より多くのことをこなすための秘密はすべての時間を最適化することではなく、スケジュールから抜き取ることができるものを見つけることです。」

次回もお役に立つような情報を皆様に共有できればと思います。

以下は今回ご紹介しました記事のリンクです。

https://www.fastcompany.com/90448476/how-to-get-more-done-by-doing-less